Es decir, que ThinkingRock «mola». Que está bien. Que me gusta. Que me erotiza, vamos.

Hay gente que cuando llega a casa del trabajo quiere, la vez, hacer deporte, ver una película, programar un rato, estar con los niños, arreglar un ordenador estropeado, probar otro antiguo que se acaban de comprar en un mercadillo, ordenar el despacho, leer unos tres libros de informática a la vez, etc, etc, etc ¡qué estrés!. Es entonces cuando te das cuenta de que quieres hacer más cosas del tiempo de que dispones.

Esto ha sido una constante en mi vida, desde que la recuerdo. Siempre queriendo hacer más cosas de las que me daba tiempo. La solución: desde tiempos inmemoriales he estado probando programas para gestionar mis tareas. He probado unos cuantos, con diferente éxito.

Etapa Notepad

Comencé con un notepad (o su equivalente vi en Linux). Los problemas de usar un fichero de texto para apuntar tareas son:

– que si vas borrando tareas completadas, el fichero mantiene un buen tamaño pero no puedes mirar atrás y decir: «he tenido que hacer todo esto para disponer de página web». Bueno, en ese caso casi es mejor…

– siempre puedes no borrar las tareas finalizadas y moverlas al final del fichero, pero entonces el fichero crece y crece y crece. Con los sistemas que tenemos hoy en día no es demasiado problema, pero buscar algo en el fichero… Vale, tengo grep en Linux, pero pensaba en algo un poco más cómodo…

– este tipo de tareas tienen una descripción y punto. Nada de categorizarlas, agruparlas por proyectos, etc.

Etapa Juan Palomo

En la época en la que dirigí mi propia empresa (Elelog, S.L.) David Ragel (con algo de mi ayuda, poca por cierto) desarrolló un gestor de tareas, bug tracker, time tracker y todo lo que se pueda pensar.

El programa permitía definir varios proyectos e ir asignando tareas a un grupo de programadores. Los programadores seleccionaban una tarea y al pulsar en ella el tiempo empezaba a contar. Existían unos botones para parar la cuenta y volverla a arrancar (por ejemplo, por si te ibas a tomar café). De esta forma se podía llevar un reparto bastante exacto del tiempo empleado en cada tarea. De la misma manera podíamos repartir los costes salariales de cada empleado y saber cuánto nos costaba crear un producto, o acabar un proyecto.

Este sistema exige una disciplina que, en parte, es un rollo, si no eres metódico, pero que es muy buena si lo eres. Si se usan bien estos sistemas, el tiempo gastado en cada tarea se apunta solo. Y, además, si cambiamos de tarea muy a menudo debido a interrupciones (propias o ajenas), como debemos pinchar en una nueva tarea (llamada interrupción), se puede calcular el tiempo que un grupo se interrumpe entre sí. Ya se sabe que en los grupos de trabajo se pierde tiempo en la interacción entre los diferentes miembros…

Por si alguien está pensando: «vale, eso está muy bien, pero ¿qué pasa si quedas con un cliente en una reunión fuera de la oficina, pones ese cronómetro estilo Gestapo a funcionar en el portátil?», el sistema también permitía introducir la duración de una tarea a posteriori, por si se te había olvidado encerlo, había fallado, etc. Bueno, fallar no fallaba nunca, nuestros productos eran los mejores 😉

Etapa Outlook: el calendario nos fustiga

Tras este super-sistema volver al Outlook y a su lista de tareas me parecía volver a la edad de la piedra. Pero esa fue la tecnología que tuve durante mi estancia como Freelance en Telefónica Sistemas.

Etapa DotProject

En una visita a Isotrol, antes de volver, probablemente alrededor de finales de 2004 me enseñaron un producto software libre, basado en web llamado DotProject. DotProject tiene casi todo lo que podía necesitar: interfaz web, posibilidad de definir muchos proyectos, asignar tareas a los proyectos, posibilidad de marcar las tareas en diferentes estados (acabadas, empezadas, verificadas, …), seguimiento del tiempo dedicado a completar las tareas, etc. Eso, junto con un sistema de informes bastante bueno. Vamos, que me gustó tanto que lo he tenido instalado en el portátil y en la etapa del Profesor Errante es lo que he usado para organizarme de curso en curso.

DotProject es el estándar actual en Isotrol. Una versión algo modificada para cumplir con las peculiaridades de Isotrol. Funciona muy bien para gestionar varios proyectos de desarrollo, pero tiene algunos puntos débiles para mi gusto:

– el interfaz no usa AJAX, ni ninguna técnica moderna (lo que los horteras llaman Web 2.0) para salvarte del ciclo petición-respuesta HTTP. Por eso, es un poco áspero de usar.

– las tareas jerarquizadas no funciona del todo bien. Hay veces en un proyecto que uno se encuentra con una tarea que puede dividir en sub-tareas. Eso aparece en DotProject como un árbol: la tarea grande (padre) se subdivide en tareas pequeñas (hijas). Los problemas vienen al ordenar, al copiar una tarea con hijas de un proyecto a otro, etc.

– DotProject creo que se adapta casi perfectamente al desarrollo software con varios proyectos cuando el objetivo es registrar: registrar tiempos, incidencias, etc. Si estuviera integrado con Subversion o CVS, es decir, si cada vez que subieras algo al repositorio añadiera una entrada automáticamente ya sería la pera.

Después de todo lo dicho, indicar que he dejado de usar dotproject. ¿Y porqué?. Porque gestionar el departamento de Formación se parece menos a llevar varios proyectos y más a gestionar el caos. Me llegan peticiones por correo, por teléfono, de forma verbal, peticiones de diferentes personas, con diferentes prioridades. Algunas generan muchas tareas, otras, pocas. Muchas de estas tareas exigen que las delegue (recuero de la noticia justo anterior que estoy yo solito en el departamento) y hay que recordar cuándo es necesario que estén terminadas. En este escenario, el registrar el tiempo empleado ya no me resulta tan necesario: yo imputo todas mis horas a un único proyecto que es gestionar la formación. Lo que si que necesito es algo que me ayude a gestionar el caos.

Momento Thinkingrock

Y es aquí donde aparece ThinkingRock. Ya se sabe, «cuando el alumno está preparado, aparece el maestro«, ¿te has enterado, pequeño saltamontes?. Thinking Rock es, como su logo indica, una piedra para aislarte del mundo y sentarte a pensar: «tengo quinientas tareas que llevo retrasadas de las cuales doscientas tenían máxima prioridad, me esperan para los próximos días otras cien tareas, no quiero estresarme, pero ese informe debe estar terminado para mañana y yo estoy jugando a Call of Duty 2: Big Red One en la Play 2, y debo leerme el correo electrónico, que tengo 100 mensajes sin leer en la bandeja de entrada, por no hablar del correo postal sin abrir y ¡Dios!, se me olvidó que mañana tengo 15 reuniones, 4 de ellas en los puntos cardinales de las estaciones del Monopoly y, y, … ¿me tiro de la roca y acabo con mi sufrimiento?»

Si este es un problema al que te estés enfrentando, es decir, muchas peticiones que vienes de diferentes sitios, ThinkingRock realmente te ayuda a organizarte. Sus características:

• Es un programa Java de escritorio. Doble ventaja: al ser Java lo puedes ejecutar en Linux, Win, Mac OS X y cuando exista un JRE adecuado, en Amiga OS. Los programas de escritorio son fáciles de manejar: Drag & Drop, Copy & Paste, etc.
• Esto también es un inconveniente: ThinkingRock es una roca solitaria, como todos los escenarios previos al suicidio. No tiene interfaz web y no está pensado para grupos de trabajo, al menos que yo sepa.
• Su funcionamiento te ayuda a pensar: primero te creas un fichero de datos vacío, en el que defines unos datos maestros: unas categorías o etiquetas, para clasificar tus tareas o pensamientos y unos contextos. Los contextos son los lugares donde vas a resolver una determinada tarea. Luego podrás agrupar las tareas por contextos y decir «¿qué tareas tengo que hacer en la oficina? ¿Cuáles en casa del cliente?. ¿Y en mi casa?».
• Cuando estos datos maestros están rellenos, pasamos a dar de alta pensamientos. Los pensamientos no son más que líneas, junto con una descripción o una URL de cosas que se nos pasan por la cabeza que debemos hacer. O cosas que nos piden y no sabemos qué hacer con ellas. Como paso previo, todo correo electrónico que llegue por la mañana, toda llamada de teléfono o toda reunión crea un conjunto de estos pensamientos.
• Cuando uno tiene un rato se retira a pensar a su «roca» y procesa los pensamientos haciendo una de tres cosas: o bien los borra, porque realmente ya está hecho, o no necesita de una tarea, o lo anotamos como algo que «estaría bien hacer», pero no es imprescindible hacerlo ahora, o es algo que requiere de una acción genuína, en cuyo caso es Actionnable.
• Las acciones se pueden agrupar en proyectos. Un proyecto puede tener muchas tareas y éstas se pueden organizar jerárquicamente. Las tareas son de cuatro tipos: Inactivas, Delegadas, Planificadas o Urgentes.
• Las tareas Delegadas son probablemente la aportación más importante de TR a este mundo de gestores de tareas. Muchas veces hemos encargado algo a alguien y dependen muchas tareas de que esa tarea en concreto se termine a tiempo. Apuntarla como una tarea propia no parece la mejor solución, ya que yo no voy a hacer eso, pero necesito que se haga. Para ésto, nada mejor que delegar la tarea y apuntar la fecha en la que se debe comprobar si está o no acabada.

Otras soluciones

Evidentemente quedan otras soluciones. Como MS Project. He impartido algunos cursos de Project, así que conozco un poco la herramienta. El problema de Project es que está pensado para gestionar empresas de la construcción, y no de programas precisamente, sino de las que construyen con ladrillos.

Si tenemos en una empresa de construcción una tarea, por ej. pintar una casa, es lógico pensar en los pintores como recursos intercambiables. Si pongo a dos pintores en paralelo, tiene sentido que acabe en la mitad de tiempo. Pero llevar esto al extremo nos lleva a la típica cita: «no por asignar a nueve mujeres a un embarazo se tiene a un niño en un mes». Agregar recursos no siempre acelera las cosas, más que nada porque los recursos no son intercambiables cuando hablamos de informáticos: uno puede ser un crack con la BD, pero no saber nada de Java y viceversa.